Kalau ngomongin dunia per-arsip-an di Indonesia, ada satu hal penting banget nih namanya akuisisi arsip statis.

Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (alias ANRI) Nomor 31 Tahun 2011, akuisisi arsip statis itu kayak proses “nambah koleksi” dokumen bersejarah yang udah resmi diserahkan dari si pembuat arsip ke lembaga kearsipan.

Tapi jangan salah, prosesnya nggak cuma mindahin kertas doang, ya! Ada banyak tahap yang dilalui, mulai dari monitoring, penilaian, sampai verifikasi buat ngecek kalau arsip itu beneran asli dan punya nilai sejarah yang kuat.

📚 Pengertian Akuisisi Arsip Statis

Secara gampangnya, akuisisi arsip statis itu proses buat nambah koleksi arsip yang punya nilai penting buat bangsa. Bisa berasal dari lembaga negara, instansi pemerintah, perusahaan swasta, bahkan dari individu juga bisa!

Arsip-arsip ini biasanya punya nilai historis yang gede banget — kayak saksi bisu perjalanan sejarah bangsa. Jadi, kalau dikumpulin dan dijaga, bakal jadi harta karun informasi buat generasi selanjutnya.

Menurut Terminologi Kearsipan Indonesia (2002:3), akuisisi itu artinya penambahan arsip secara resmi ke lembaga kearsipan lewat penyerahan dari pihak yang bikin arsip.

Intinya, kalau udah dinilai arsip itu “statis”, wajib banget diserahkan biar bisa dikelola sesuai aturan hukum.

🎯 Tujuan & Pentingnya Akuisisi Arsip

Kenapa sih ribet-ribet ngurusin akuisisi arsip statis?
Jawabannya simpel: biar arsip penting nggak hilang dan bisa dijaga buat kepentingan bangsa.

Tujuan utamanya sih buat nambah koleksi arsip di lembaga kearsipan, sambil memastikan semua arsip aman dan bisa jadi bukti pertanggungjawaban nasional.

Selain itu, ini juga jadi cara pemerintah buat jaga “memori kolektif” bangsa — supaya sejarah kita nggak lenyap ditelan waktu dan tetap bisa diakses sama masyarakat luas.

Dengan akuisisi, semua peristiwa penting dan kebijakan publik bisa terdokumentasi dengan rapi, autentik, dan bisa jadi referensi generasi muda.

⚙️ Tahapan Proses Akuisisi Arsip Statis

Nah, biar lebih paham, ini dia tahapan akuisisi arsip statis menurut Perka ANRI No. 31 Tahun 2011:

1. 🔍 Monitoring
   Di tahap awal ini, lembaga kearsipan ngecek dulu arsip mana yang kira-kira punya nilai sejarah tinggi. Jadi semacam “screening” buat nemuin arsip yang berpotensi jadi arsip statis.
2. 🧾 Penilaian Arsip
   Setelah itu, arsip-arsip tadi dinilai berdasarkan isi informasinya dan media rekamnya. Proses ini pakai pedoman resmi kayak Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/02/1983 tentang nilai guna arsip.
3. ✅ Verifikasi
   Tahap ini buat ngecek keaslian dan kelengkapan arsip. Kalau arsip udah lolos tahap verifikasi, baru deh bisa diserahkan secara resmi.
4. 📦 Penyerahan Arsip
   Nah, ini puncaknya! Arsip yang udah dinyatakan statis diserahkan ke lembaga kearsipan bareng berita acara dan daftar arsipnya. Penyerahan dilakukan resmi banget, ditandatangani dua pihak biar sah secara hukum.

👥 Siapa Aja yang Terlibat?

Dalam proses akuisisi ini, ada dua pihak utama yang berperan penting banget:

1. 👨‍💼 Pencipta Arsip
   Bisa dari instansi pemerintah, BUMN, organisasi swasta, atau bahkan individu yang punya dokumen bersejarah.
2. 🏛️ Lembaga Kearsipan
   Mereka yang tugasnya nerima, nyimpen, dan ngelola arsip statis. Contohnya ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) buat tingkat pusat, dan lembaga kearsipan provinsi/kabupaten buat tingkat daerah.

⚖️ Dasar Hukum & Aturan Main Akuisisi Arsip

Biar semua prosesnya nggak asal-asalan, ada beberapa aturan hukum yang jadi pegangan:

• Perka ANRI No. 31 Tahun 2011
  Ngebahas lengkap tahapan dan prosedur akuisisi dari awal sampai akhir.
• Keppres No. 105 Tahun 2004
  Nentuin gimana pengelolaan arsip statis di ANRI dan lembaga daerah.
• Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/02/1983
  Jadi panduan buat nentuin nilai guna arsip yang mau diakuisisi.

Dengan aturan-aturan ini, proses akuisisi jadi punya dasar hukum yang kuat dan bisa dipertanggungjawabkan secara legal dan administratif.

💡 Prinsip & Strategi Akuisisi Arsip

Biar akuisisi arsip berjalan lancar dan efektif, ada beberapa prinsip penting yang wajib dipegang:

• Arsip yang diakuisisi harus punya nilai guna sekunder alias penting banget buat sejarah.
• Akuisisi dilakukan segera setelah arsip dinyatakan statis biar nggak rusak atau hilang.
• Semua kegiatan harus berdasar pada strategi akuisisi nasional.
• Prosesnya harus lewat kesepakatan resmi antara pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
• Arsip yang diterima harus dijaga keaslian, keutuhan, dan keamanannya.

Selain itu, penting juga adanya koordinasi yang solid antara kedua pihak, mulai dari penyusunan berita acara, daftar arsip, sampai dokumentasi resminya.

Jadi, singkatnya, akuisisi arsip statis menurut Perka ANRI No. 31 Tahun 2011 itu adalah proses formal buat nambah koleksi arsip nasional lewat penyerahan resmi dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan.

Prosesnya bukan cuma mindahin dokumen, tapi juga meliputi monitoring, penilaian, verifikasi, dan penyerahan yang semua dilakukan profesional dan sesuai hukum.

Tujuannya? Supaya sejarah bangsa tetap hidup, terdokumentasi, dan bisa jadi sumber ilmu buat generasi masa depan.

💾 Download isi lengkap Peraturan Kepala ANRI No. 31 Tahun 2011: [KLIK DI SINI]